Výběrové řízení v logistice: od nákupu přepravních sazeb k optimalizaci logistického řízení

Výběrové řízení v logistice: od nákupu přepravních sazeb k optimalizaci logistického řízení

Hlavním cílem jakéhokoliv výběrového řízení je provedení nejziskovějšího obchodu na nákup zboží nebo služeb, to znamená získání položky nákupu požadované kvality za nejnižší cenu. Výběrové řízení jako nástroj na snížení nákladů bylo používáno vždy a cena je stále klíčovým faktorem při hodnocení návrhů. Ale určení úkolů pro výběrová řízení a praxe jejich provedení se mění.

Jak se za posledních 3–5 let změnily účely a praxe provedení výběrových řízení na nákup logistických služeb? V jakém směru se vyvíjejí požadavky zákazníků na uchazeče? Odborníci z Oddělení výběrových řízení skupiny společností TELS nám sdělili tyto informace.

Cíle logistických výběrových řízení

„Staré“ cíle

Mnoho zákaznických firem při nákupu dopravních a logistických služeb (DLS) stále využívá výběrového nástroje k dosažení „jednoduchých“ cílů:

1. Nákup nízkých přepravních sazeb. Pro každý směr přepravy se konají veřejné soutěže. Výsledkem soutěží je vytvoření skupiny vítězů – dopravců, mezi kterými jsou distribuovány objemy zatížení na období výběrového řízení. Firmy se tak snaží minimalizovat výdaje na logistické náklady a zanechat pro sebe funkci optimalizace logistických činností.


2. Marketingový výzkum trhu. Společnost provádí výběrové řízení bez výrazné ochoty změnit dodavatele. Díky výběrovému řízení získá zákazník informace o nabídce na trhu a kontroluje cenu stávajícího dodavatele vůči tržní úrovni. Výsledek výběrového řízení může nakonec vést i ke změně dodavatele.


3. Rozšíření fondu dopravců. Širší „hračská lavice“ logistických dodavatelů dává firmám větší jistotu ve stabilním zajištění jejich logistických potřeb.


4. Tlakový nástroj pro stávající dodavatele. To je signál stávajícím dodavatelům o připravenosti je změnit, pokud budou „špatně se snažit“ a / nebo nebudou dělat ústupky na cenách.

„Nové“ cíle

Podle odborníků skupiny společností TELS za posledních pět let došlo k jasné evoluci cílů výběrového řízení ze strany velkých a části menších zákazníků. Zde jsou cíle, pro které některé společnosti používají výběrové řízení:

1. Nákup komplexu služeb za optimální rozpočet. V takovém případě již není sazba v každém jednotlivém směru klíčovým předmětem výběrového řízení. Zákazník se snaží vytvořit optimální rozpočet na komplexní služby pro celou řadu služeb, včetně celního odbavení, pojištění, označování atd.


2. Stabilizace rozpočtů pro logistiku. V procesu výběrových řízení a sjednávání smluv zákazník stanoví povinnosti dodavatelů, což mu umožňuje držet náklady na logistiku v pevnějších mezích za nestabilních tržních podmínek.


3. Optimalizace počtu dodavatelů. Mít mnoho dodavatelů není výhodné z hlediska nákladů na prácovní sílu: mnoho smluv, mnoho kontaktů a interakcí. Je lepší mít 4–5 dodavatelů pokrývajících širokou škálu služeb, s možností jejich vzájemné nahraditelnosti v případě situačních problémů.

Je zřejmé, že „nové“ cíle logistických výběrových řízení znamenají pokročilejší přístup k optimalizaci podnikové logistiky:

• mzdové náklady v logistickém řízení se snižují;


• rozhodnutí o optimalizaci rozpočtů v oblasti logistiky jsou delegována expertům bez platby za logistické poradenské služby;


• náklady na logistiku jsou plánovány přesněji.

Jak se změnila praxe výběrových řízení

Hlavní změny ve výběrovém řízení při nákupu logistických služeb:

1. Počet etap výběrového řízení se zvýšil. Do poloviny roku 2016 vzory pracovní tabulek Oddělení výběrových řízení společnosti TELS obsahovaly dvě etapy: obvykle na první etapě se konala výměna všemi nutnými informacemi, vystavovaly se požadavky a návrhy; na druhé etapě – závěrečné výběry a dohodnutí na podmínkách.
   

Dnešní standard je třístupňové řízení, skládající se obvykle z: 

• dotazníkového období, ve kterém podniky žádají o informace od potenciálních dodavatelů a vytvářejí seznam uchazečů;


• předběžná veřejná soutěž, kde účastníci obdrží požadavky a formulují návrhy;


• jednání s pravděpodobnými vítězi výběrového řízení, závěrečných nabídek a dohodnutí na podmínkách. Každá nabídka má odlišné detaily, praxi vedení výběrového řízení společnosti mají odlišnou, ale většina zákazníků TELS má dnes takové hlavní schéma jeho provedení.




2. Požadavky na pojistné zabezpečení vyrostly. Před třemi lety byl pro absolutní většinu zákazníků dostatečný pojišťovací limit odpovědnosti speditéra před klienty na úrovni 0,75–1 milionu eur. Před dvěma lety byl pro možnost účastnit se výběrových řízení zákazníků, o které má zájem TELS, pojišťovací limit odpovědnosti společnosti vůči zákazníkům zvýšen na 2,5 milionů eur. A již byly případy, kdy i tato úroveň byla nižší než deklarované požadavky: dvakrát zákazníci předkládali požadavky na pojišťovací limit odpovědnosti ve výši 5 milionů eur a jednou – 10 milionů eur.


3. Požadavky na informační integraci jsou posíleny. Elektronický oběh dokumentů (EOD) se stále častěji stává přísným požadavkem pro dodavatele. Takové povinné podmínky ve výběrových řízeních se začaly objevovat kolem roku 2016 a zpočátku vyžadovaly značná úsilí individuálně přizpůsobit systém informační výměny. Dnes je to spíše technický problém a není překážkou pro spolupráci s klientem, nicméně kterákoliv informační výměna je stále projektem individuální integrace s informačním systémem zákazníka.


4. Období výběrového řízení se zvětšují. Roční výběrové řízení je stále „standardní“ pro velké společnosti, které nakupují komplexní služby, ačkoli některé z nich žádají zároveň sazby i za druhý rok práce, jasně přitom usilují o snížení frekvence tendrů. A častěji se začala konat výběrová řízení na delší období. Zvláště se to týká výrobních společností v automobilovém průmyslu – opakovaně organizovaly tendry na dobu 3 roky. Ale na našem trhu stále často je nutné obracet se k revizi sazeb během dlouhých smluvních období.


5. Posilují se očekávání přímého přístupu k on-line sledování nákladu. Přání zákazníků mít přímý přístup k systému GPS-navigace dopravce za účelem sledování svých nákladu není dosud mezi přísnými požadavky, ale tyto dodatečné podmínky se vyskytují častěji. Při absenci takové příležitosti zákazníci obvykle souhlasí s přístupem k informačnímu systému dodavatele, kde je zaznamenáván průchod zboží přes kontrolní body.

Existují také specifika trhů. Zejména je pro zákazníky z Kazachstánu velmi důležité, aby dodavatel byl rezidentem Kazachstánu. Také často požadují podrobné seznamy všech dopravců, kteří se budou podílet na přepravě jejich zboží – prakticky s čísly vozidel a jmény řidičů. Pro společnost dodavatele poskytnout takové informace měsíce předem je problém prakticky neproveditelný, neboť práce se vede s velkým počtem dopravních podniků v kombinaci s velkým vozovým parkem (TELS má zhruba 120 tisíc vozů). Zjistit, kdo přesně a jakým vozidlem bude zboží přepravovat za 3–6 měsíců, je již poněkud „za hranicemi“ praxe práce přepravních společností.

Rizika a příležitosti pro spolupráci ve výběrových řízeních

Klíčové výhody a rizika spolupráce v podmínkách výběrových řízení pro přepravní společnosti jsou jasné: zároveň s objemy zatížení v průběhu výběrového období se vyskytuje riziko snížení plánovaného zisku v důsledku zvýšení dopravci přepravních sazeb. Ačkoliv to bývá naopak.

Základy strategického partnerství naznačují, že zákazník a dodavatel se k sobě chovají s respektem a považují dlouhodobé vztahy za mnohem cennější než okamžité výhody. Jsou-li výkyvy sazeb pro nákladní dopravu v koridoru 10–15 %, nová jednání se obvykle neprovádí – tato rizika zpravidla již stanovena stranami v jejich rozpočtech. Návrh na revizi sazeb v situaci jejich významných udržitelných změn (20–30 %) je již považován za opodstatněný. Takové velké cenové výkyvy jsou vzácné, ačkoli poslední případ byl zaznamenán relativně nedávno – v první polovině roku 2017 na pozadí rostoucího trhu nákladní dopravy a nedostatku dopravní kapacity.

Je zde takové další riziko, jako přemístění hlavního objemu zatížení na „špičkové období“, které společnost-klient neměla původně plánované, nebo aniž by informovala dodavatele v průběhu výběrového řízení. Ve špičkových dobách jsou sazby za dopravu samozřejmě mnohem vyšší než průměrné roční sazby stanovené v podmínkách výběrových řízení. Je obtížnější za takových okolností splnit závazky (na trhu existuje méně volných přepravních možností) a marže přepravy se významně snižují až na zápornou hodnotu. Je obtížné se pojistit proti takovým situacím, v každém konkrétním případě se rozhodnutí o reagování přijímá individuálně.

***

Obecný závěr: výběrové řízení jako nástroj optimalizace logistických nákladů má dostatek příležitostí k dosažení různých cílů, ale odborníci TELS doporučují zákazníkům logistických služeb používat výběrové řízení ke komplexní optimalizaci obchodní logistiky s využitím znalostí a zkušeností svých dodavatelů.